Verifiche, flussi informativi e supporto all’Organismo di Vigilanza per l’effettiva attuazione del Modello 231
L’adozione di un Modello 231 non è sufficiente se il sistema non viene concretamente applicato, verificato e aggiornato nel tempo. I controlli interni e l’attività dell’Organismo di Vigilanza consentono di monitorare il funzionamento del modello, rilevare eventuali criticità e documentare l’effettività dei presidi adottati dall’impresa.
Il D.Lgs. 231/2001 attribuisce all’Organismo di Vigilanza il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del modello, prevedendo autonomi poteri di iniziativa e controllo. Il modello deve inoltre prevedere obblighi informativi nei confronti dell’organismo incaricato della vigilanza.
L’assistenza riguarda la definizione dei flussi informativi, la predisposizione di strumenti di controllo, il supporto all’OdV, la verbalizzazione delle attività, il monitoraggio delle procedure e l’aggiornamento del sistema 231 quando emergono modifiche organizzative, normative o operative.
Attività comprese
A cosa serve
Dimostra l’attuazione
I controlli consentono di documentare che il Modello 231 non è rimasto solo sulla carta.
Rafforza l’OdV
Flussi informativi e strumenti operativi permettono all’Organismo di Vigilanza di svolgere il proprio ruolo in modo ordinato.
Intercetta criticità
Le verifiche periodiche permettono di individuare procedure non applicate, responsabilità poco chiare o passaggi non tracciati.
Mantiene il modello aggiornato
Il sistema 231 deve essere adeguato all’evoluzione dell’organizzazione, dell’attività aziendale e della normativa.
FAQ
Che cos’è l’Organismo di Vigilanza?
È l’organismo incaricato di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello 231. Deve essere dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, secondo quanto previsto dall’art. 6 D.Lgs. 231/2001.
L’Organismo di Vigilanza è sempre obbligatorio?
Se l’impresa adotta un Modello 231 con finalità esimente, deve prevedere un organismo deputato a vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del modello. Senza un sistema di vigilanza effettivo, il modello rischia di essere debole sul piano applicativo.
Cosa sono i flussi informativi verso l’OdV?
Sono le comunicazioni che le funzioni aziendali devono trasmettere all’Organismo di Vigilanza. Possono riguardare attività periodiche, anomalie, ispezioni, contestazioni, violazioni delle procedure, modifiche organizzative o altri eventi rilevanti per il sistema 231.
Ogni quanto deve riunirsi l’OdV?
La frequenza dipende dalla dimensione dell’impresa, dal settore di attività, dalla complessità dell’organizzazione e dal livello di rischio. L’importante è che l’attività sia programmata, documentata e coerente con il Modello 231.
Cosa deve controllare l’OdV?
L’OdV verifica il funzionamento del modello, il rispetto delle procedure, la ricezione dei flussi informativi, l’emersione di criticità e la necessità di aggiornamenti. Non sostituisce gli organi aziendali nella gestione dell’impresa, ma vigila sull’effettività del sistema 231.
Perché sono importanti verbali e report?
Verbali e report consentono di documentare l’attività svolta, le verifiche effettuate, le criticità rilevate e le eventuali azioni correttive. Senza tracciabilità, diventa difficile dimostrare l’effettiva attuazione del modello.
Quando bisogna aggiornare il Modello 231?
Il modello deve essere aggiornato quando emergono violazioni significative, mutamenti nell’organizzazione o modifiche dell’attività aziendale. Il D.Lgs. 231/2001 richiama espressamente la verifica periodica e l’eventuale modifica del modello quando intervengono tali circostanze.
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